Rezultati efikasnog timskog rada su impresivni. Istraživanje koje je Američko društvo za obuku i razvoj sprovelo u kompanijama koje su kao osnovu svog funkcionisanja prihvatile timski rad pokazalo je da ljudi koji rade u timovima i ostvaruju bolje rezultate uz uštedu vremena i smanjene troškove, kvalitet njihovog rada je veći, zadovoljniji su svojim poslom, a sve to zajedno rezultira povećanim zadovoljstvom kupaca/korisnika usluga organizacije.

Veštine potrebne za uspešan timski rad razlikuju se od uobičajenih znanja i veština koje ljudi koriste kada rade individualno, a ponašanje ljudi u efikasnim timovima razlikuje se od ponašanja ljudi u timovima koji ne daju rezultat. U osnovi, postoje 4 ključna elementa koja se primenjuju u radu uspešnih timova:

1. PRAVILA TIMSKOG RADA

Članovi tima stvaraju pravila i procedure koji se mogu nazvati "ustavom" tima, poštuju i unapređuju njegove odredbe. U tim pravilima predviđa se način na koji će tim raditi. Jedna od velikih grešaka koju tim može da napravi (to posebno važi za novoformirane timove) je da odmah po okupljanju počnu sa radom, a da prethodno nisu resili pitanje pravila po kojima će raditi. U tim ljudi obično dolaze rezervisani i sa pretpostavkama, često opterećeni lošim iskustvima iz prethodnih timova, što može imati veoma loše efekte na rad tima. Zbog toga, preciziranje pravila rada ima za cilj da se otklone sve sumnje o načinu na koji će tim raditi i da se stvori pozitivni i specifični okvir koji će definisati način rada sa kojim se slažu svi članovi tima.Ova pravila mogu biti veoma jednostavna (npr. da članovi dolazi na vreme ili da se unapred dostavlja dnevni red sastanka), ali i veoma složena {pravila koja se bave rešavanjem konflikata). Odgovornost svih Članova tima je da poznaju, prihvate i primenjuju ova pravila, a sve u cilju efikasnog timskog rada.

Jedan od mogućih "ustava" mogao bi da glasi:

član 1. Na sastanke ćemo uvek dolaziti u zakazano vreme, bez kašnjenja. Ako nismo u mogućnosti da stignemo na vreme ili prisustvujemo sastanku, o tome ćemo obavestiti vodu tima najmanje dan unapred.

član 2. Na sastanak ćemo dolaziti potpuno pripremljeni za rad i sa svim potrebnim podacima, a prema dnevnom redu koji će nam se dostaviti dovoljno vremena unapred.

član 3. Uvek ćemo poštovati stavove i osećanja drugih članova tima. Tokom diskusije svi članovi tima su ravnopravni: imaju obavezu da daju svoj doprinos t pravo da budu saslušani sa uvažavanjem.

član 4. U slučaju nezadovoljavajućih rezultata nikada nećemo kriviti jedni druge, već ćemo razmotriti način rada i pokušati da ga poboljšamo. Ukoliko pojedinac ima problem sa ispunjenjem dogovorenih obaveza, tim će preduzeti sve što može da mu pomogne.

član 5. Članovi tima će podržati sve odluke koje tim donese. Podcenjivanje odluka tima, njihovo dovođenje u pitanje ili ogovaranje smatraće se neprihvatljivim ponašanjem.

član 6. Članovi tima će preduzimati sve dogovorene aktivnosti iz područja svoje odgovornosti, jer shvataju da će u suprotnom ugroziti napore čitavog tima. Ukoliko postoji opasnost da ne izvrše svoje obaveze, obavestiće tim kako bi drugi članovi pritekli u pomoć.

član 7. Kada treba da se donese odluka, poštovaće se sledeća procedura -.
a) utvrdiće se problem
b) razmotriće se različite ideje
c) elaboriraće se koristi i rizik koje nosi svako od ponuđenih rešenja
d) izabraće se rešenje koje svi možemo podržati.

član 8. Neslaganja ćemo rešavati na konstruktivan način. Saslušaće se sve strane, i prikupiti sve potrebne činjenice kako bi se došlo do najboljeg rešenja.

član 9. Naš zajednički rad treba da rezultira kreativnim idejama i kvalitetnim odlukama, ali isto tako i zadovoljstvom i uživanjem u poslu.. Ako ustanovimo da naš rad ne daje takve rezultate, zastaćemo sa radom kako bi analizirali dosadašnji rad i pronašli rešenja koja će nam pomoći da bolje razumemo svoj tim i svoj posao.

2. SARADNJA U TIMU

Članovi tima rade zajedno kako bi razmotrili sve činjenice i ideje, stvorili alternative i doneli dobra i kvalitetna rešenja. Učesnici ohrabruju jedni druge da "izađu" sa novim idejama, prošire i nadograde one koje su zanimljive, i slobodno izraze svoje mišljenje. Kada ljudi zajednički rade na rešavanju problema koristi se intelektualni potencijal svakog pojedinca što često rezultira jedinstvenim prilazima i izuzetno kreativnim alternativama. Da li će atmosfera na sastancima biti pogodna za nove ideje i sugestije, zavisi pre svega od samih članova tima. Kreativnost postoji u svakom od nas. Pitanje je samo da li se osećamo dovoljno slobodni i nesputani da joj se prepustimo.

Evo nekoliko saveta:

- saslušajte sa pažnjom i interesom šta imaju da kažu drugi članovi tima
- podržite ono što smatrate daje u ideji dobro i elaborirajte to sa drugim kolegama
- ohrabrite l zabeležite svaku novu ideju
- prikupite što više predloga. Sa kvantitetom doći će i kvalitet
- ne žurite - razmislite o svakoj ideji. Tišina je često znak razmišljanja
- izbegavajte kritike i omalovažavanje ideja
- zatražite od "kritičara" da sami ponude alternative
- zabavljajte se (naručite pizzu, prošetajte se sa kolegama, pričajte viceve...)

Odgovornost je svih članova tima da omoguće svakom pojedincu da slobodno izloži svoju ideju, ma koliko ona bila rizična ili neuobičajena, bez opasnosti da bude ismejan ili omalovažen.

Članovi tima se trude da zajednički donesu odluku koju je svaki pojedinac spreman da podrži i nakon toga sprovede u delo. O osnovi, proces postizanja konsenzusa se sastoji u tome da ljudi sa različitim gledištima nakon detaljne analize svakog stanovišta, njihovog upoređenja i razjašnjenja, počinju da vide stvari na isti ili sličan način, ili u najmanju ruku da smanjuju međusobne razlike. Konsenzus obezbeđuje ne samo da odluka bude sprovedena, već i da članovi tima budu ujedinjeni u stavu da je u datim okolnostima doneta najbolja moguća odluka. O tom pogledu, konsenzus je bolji ishod od kompromisa. Kompromis je vrsta odluke sa kojom svi članovi nisu zadovoljni, ali sa kojom "mogu da žive". Naravno, za neke probleme, kompromis je razumno i dobro rešenje. Može se reći da je odluka doneta kompromisom prihvatljiva, ali nije sjajna. Ona podrazumeva ustupke, što znači da je ljudi ne podržavaju 100% pa se mogu očekivati problemi i oklevanje u njenom sprovođenju. Članovi tima imaju odgovornost da razmotre sva važna nerazjašnjena pitanja i da otklone sve sumnje - sve dok se ne postigne konsenzus.

4. REŠAVANJE KONFLIKT

Konflikt, kao redovni pratilac ljudske prirode, nalazi svoje čvrsto uporište u međusobnim interakcijama ljudi, i nema načina da se od njega pobegne. Za većinu ljudi konflikt predstavlja negativno i neprijatno iskustvo i mnogi bi sve učinili da ga izbegnu. U neefikasnim timovima, konflikte prate grube reci, nadvikivanje, lupanje po stolu itd. što vrlo često ima za posledicu povređena osećanja, povlačenje ljudi, konfuziju i bespovratno izgubljenu nit sa osnovnim ciljem sastanka. Ideje prestanu da teku, ljudi prestaju da pričaju i sve stane. Umesto da se neslaganja pretvore u svađe sa puno emotivnog naboja, članovi uspešnog tima u konfliktima vide šansu da se detaljno istraže sva pitanja i razlike, pribave novi podaci i odluka donese nakon što se stvar posmatra iz vise "uglova". U uspešnim timovima, konflikti se ne skrivaju ili zanemaruju, jer su oni odlična prilika da se problem potpuno razjasni - a kada se to desi, od rešenja deli samo jedan korak! Odgovornost je svih članova tima da otvoreno razgovaraju o svojim razlikama a da konflikte i neslaganja koji "iskrsnu" iskoriste za pronalaženje najboljih rešenja. Iz konflikta kao pobednik uvek treba da izađe tim!

U efikasnom timu koji za posledicu ima sinergizam, ljudi se ponašaju kao članovi tima a to podrazumeva zajednički i ravnomerno raspoređen rad svih članova tima, njihovu spremnost da sarađuju, diskutuju i doprinesu konačnom uspešnom rezultatu. Tim ima mudrost, iskustvo, znanje, posebnost i kreativnost svakog svog člana, a posledica takvog načina rada je da se ljudi osećaju vrednim i uvaženim, zadovoljni što mogu da doprinesu zajedničkim ostvarenjima i ponosni što su članovi tako uspešnog tima.

ULOGA MENADŽERA / VOĐE TIMA

Menadžeri veliki deo svog radnog vremena provode vodeći timove ili radeći sa ljudima u grupi. Zbog toga je poznavanje pravila o tome kako se vodi tim za menadžere podjednako važno kao i posedovanje znanja o motivaciji pojedinaca.
Da bi se izgradio i vodio uspešan tim, potrebne su liderske osobine tj. menadžer mora da pokaže članovima svog tima:
- da tačno zna šta želi da tim ostvari
- da zna kako će to tim da ostvari
- da zna šta očekuje od svakog pojedinca - člana tima
- da zna svoju ulogu u timu

Zadatak menadžera je da:
1. Ima jasnu sliku o viziji i smeru kojim se organizacija kreće, kao i da odluči kako da te smernice prevede u konkretne prioritete i ciljeve za svoj tim
2. Utvrdi standarde rada, prema kojima će članovi tima meriti svoj napredak
3. Razvija sposobnosti tima u skladu sa aktuelnim potrebama, kao i sa ciljevima koji će doći na red u budućnosti
4. Obezbedi da svaki pojedinac u timu ima neophodna znanja i veštine za obavljanje današnjih poslova, kao i da vodi računa o sticanju znanja koja će biti potrebna sutra

Uloga menadžera je takođe:
- da u neformalnoj i relaksiranoj atmosferi vodi svoj tim na efikasan i nenametljiv način kao i da nadgleda poštovanje gorenavedenih pravila
- da prema utvrđenim pravilima usmerava diskusiju, podstičući članove tima da daju svoj doprinos i da se ponašaju konstruktivno
- da povremeno podseća tim ko je kupac/korisnik usluge zbog koga se posao obavlja. Fokusiranje na kupca je često dobar način da prioriteti postanu jasniji
- da i sam poznaje i poštuje pravila timskog rada
- da bodri i motiviše članove tima

ANALIZIRAJTE SVOJ TIM

Odgovorima na sledeća pitanja utvrdićete šta vam se dopada a šta ne u timu koji vodite ili čiji ste član! Na ovaj način dobićete zanimljiv "presek", koji vam može otkriti prostore za unapređenje timskog rada, a samim tim i za efikasnost tima i zadovoljstvo svih. njegovih članova. Preporučujemo da ovaj upitnik popune i dragi članovi tima (anonimno) kako bi se dobila što objektivnija slika. Naravno, jedini ispravni odgovori su oni koji su iskreni, nemojte izbegavati da se suočite sa nekim neprijatnim konstatacijama, jer to je prvi korak u njihovom prevazilaženju!

Zaokružite odgovor koji najbolje odslikava vaše iskustvo sa timom:
1 = potpuno netačno
2 = uglavnom netačno
3 = delimično
4 = uglavnom tačno
5 = potpuno tačno