Uprkos ovim opravdanim kritikama, malo ko spori činjenicu da su sastanci osnovno i suštinsko sredstvo menadžmenta. Sastanci su najbolje sredstvo da se odluka saopšti grupi ljudi, najbolji način da se stvari pojasne kao i da se nerazumevanje svede na minimum, način da se trenutno dobije reakcija ili mišljenje učesnika, dobar put da se smanji tenzija ili reše konflikti među učesnicima sastanka, prilika da se sučeljavanjem mišljenja dođe do rešenja problema, dobrih ideja ili odluka, kao i da se interakcijom ljudi svede na minimum opasnost da bude doneta pogrešna odluka. Sastanci su takođe mesto na kome tim ili grupa ljudi stvaraju svoj identitet, osećaj pripadnosti l lojalnosti kompaniji, njenim odlukama i ciljevima, ali i prilika da se menadžeri afirmišu i da učvrste svoj autoritet. Zbog toga i kritike upućene na račun sastanaka treba protumačiti kao kritike upućene njihovoj nepripremljenosti, neorganizovanosti ili lošem vođenju. Uzrok brojnih problema vezanih za sastanke možda upravo leži u činjenici da 2/3 kompanija u svetu (koliki je taj broj kod nas?) ne sprovodi bilo kakvu obuku u vođenju sastanaka.

Prema sprovedenim istraživanjima, menadžeri preko 50% svog vremena provode na različitim vrstama poslovnih sastanaka. S druge strane, njihov značaj se svakim danom povećava. Posao se sve više bazira na timskom radu, sve veći broj informacija treba da se razmeni pravovremeno i efikasno, brze promene zahtevaju stalno preispitivanje i reviziju planova i ideja, sve je veća potreba za formiranjem multidisciplinarnih timova a najbolje sredstvo za to su upravo sastanci.

Uspešan i efikasan sastanak čine sledeći elementi:

- kvalitetna priprema
- dobro vođenje sastanka
- zaključak i evaluacija sastanka

PRIPREMA SASTANKA

Kada se bavite mišlju da sazovete sastanak, prva stvar koju treba da procenite je da li je sastanak uopšte neophodan! Jedan ekspert, koji se 33 godine bavio proučavanjem i tehnikama sastanaka, preporučuje da sastanke treba sazivati: kada učesnici treba da podnesu izveštaje, da bi se zajednički procenile informacije i došlo do najbolje odluke, kada treba da se otkrije, analizira ili resi problem, da bi se dobila podrška učesnika za ideju, program ili odluku, da bi se suočila različita gledišta, da bi se obezbedile ili saopštile ključne informacije, smanjila nesigurnost ili tenzije, da bi se obezbedilo puno razumevanje politike kompanije, njenih odluka i metoda, kada je u hitnim slučajevima potrebna brza reakcija ljudi itd.

Nasuprot tome, sastanak ne treba sazivati: kada druga sredstva komunikacije (telefon, e-mail, telegram, pismo, memorandum itd.) mogu da postignu željeni rezultat, kada učesnici ili sazivač sastanka nemaju dovoljno vremena za njegovu kvalitetnu pripremu, kada jedan ili više ključnih učesnika sastanka ne mogu da budu prisutni, kada vreme nije najbolje, kada se proceni da zbog personalnih ili strateških razlika sastanak neće dati priželjkivane rezultate, kada se proceni da bi troškovi sastanka bili veći od njegovih rezultata itd.

Ukoliko procenite da je sazivanje sastanka neophodno, prilikom njegovog planiranja treba da odgovorite na nekoliko pitanja:
- Šta je tema sastanka?
- Šta su ciljevi svake tačke dnevnog reda?
- Kakva priprema je potrebna?
- Ko treba da prisustvuje i sa kojom ulogom?
- Šta treba da bude krajnji efekat sastanka?

Iz navedenih pitanja proističe ključna uloga jasnog, dobro planiranog i osmišljenog dnevnog reda sastanka koji treba da obezbedi:
- da predviđene tačke dnevnog reda dovedu do ispunjenja zacrtanih ciljeva sastanka
- dobru i kvalitetnu pripremu sastanka od strane svih učesnika
- prisustvo svih učesnika koji su neophodni za uspeh sastanka
- da tok sastanka bude jasno usmeren i skoncentrisan, bez nepotrebnih skretanja sa teme
- da se sastanak odvija brzo, dinamično i efikasno.

Svi učesnici sastanka treba da znaju šta će se na sastanku dešavati. Zbog toga je od velikog značaja da se dnevni red dostavi učesnicima barem dva dana pre održavanja sastanka, kako bi bila omogućena adekvatna priprema, prikupljanje informacija, zauzimanje stavova, ali isto tako izbegla konfuzija i nagađanja u pogledu "prave" svrhe sastanka (za važnije sastanke dnevni red treba da se dostavi učesnicima nedelju dana ranije, a za veće konferencije čak i nekoliko meseci ranije).

Glavni nedostatak koji ima većina dnevnih redova je njihova bezrazložna kratkoća i nejasnost. Menadžeri ne treba da se plaše dnevnog reda koji sadrži puno informacija o tačkama kojima će se baviti, jer je to pokazatelj dobre analize i pripreme, koja je od velike pomoći učesnicima. Navešćemo nekoliko saveta u vezi sa dnevnim redom:

1. Dnevni red treba da sadrži 3-6 tačaka. Ako postoji još pitanja koja treba da se razmotre, bolje je zakazati još jedan sastanak.

2. Dnevni red ne treba da obuhvati tačku "razno", koja se po pravilu pretvara u nepotrebno odugovlačenje i gubljenje vremena. Ako učesnik sastanka želi da se razgovara o nekoj temi, treba da se obrati osobi koja vodi sastanak sa zahtevom da se proširi dnevni red.

3. Poželjno je da se uz dnevni red dostave dodatni materijali i informacije koje mogu doprineti dobroj pripremi sastanka, a samim tim i njegovom efikasnom odvijanju. Ti materijali ne smeju da budu opširni, već suprotno tome - koncizni i konkretni.

4. Učesnicima treba omogućiti da daju svoje mišljenje o predloženom dnevnom redu i njegovim prioritetima, kao i da predlože njegovu dopunu.

5. Osim navodjenja tačaka o kojima će se raspravljati, dnevni red treba da sadrži i informacije o vremenu i mestu održavanja, vremenu trajanja i predviđenim pauzama, imenu osobe koja saziva i vodi sastanak, učesnicima sastanka, zapisničaru, osobama koje će predstaviti određene teme, neophodnoj pripremi itd.

6. Vreme trajanja sastanka treba da bude precizno utvrđeno za svaku tačku. Eksperti se slažu da sastanci ne bi trebalo da traju duže od 2 sata. Okupljanja koja traju ceo dan treba da se podele u manje sastanke sa više pauza. Pravilo je: Stoje više učesnika, sastanci treba da budu kraći. Grupa od 6 ljudi može konstruktivno da komunicira i duže vreme, ali grupa od 60 ljudi može samo da sedi i sluša nečije "izlaganje".

7. Vreme za svaku tačku dnevnog reda takođe treba da bude precizno utvrđeno. Čak i kada ne znate precizno koliko vremena treba da se "prođe" svaka tačka dnevnog reda, ograničenjem vremena postižu se dve stvari. Prvo, učesnici shvataju koje su teme prioritetne. Tačka za koju je predviđeno 30 minuta, važnija je od one kojoj je dodeljeno 10 minuta. Drugo, "tajming" pomaže da se diskusija odvija racionalno i prema planu. Ma taj način, svi su izgledi da se sve raspoloživo vreme neće potrošiti na prvih nekoliko tačaka.

8. Pauze treba da se predvide svakih sat. Kada proglašavate pauzu, recite učesnicima: "Nastavljamo u 11:30'', a ne "Proglašavam pauzu 10 minuta" jer će se, svi znamo, tih 10 minuta produžiti na 20!

9. Uz tačke dnevnog reda mogu da se stave oznake koje će usmeriti komunikaciju: *za informaciju, * za diskusiju, * za odluku, * za akciju.

10. Raspored tačaka je takođe važno pitanje:
- pravilo je da se najvažnije teme, kao i one koje vode ispunjenju cilja sastanka, stave na početak
- dobro je sastanak započeti temom oko koje će se učesnici složiti. To će doprineti boljoj komunikaciji i većem razumevanju u nastavku sastanka
- teme koje zahtevaju kreativno razmišljanje takođe treba da budu na početku, dok su učesnici odmorni i "sveži"
- najzanimljivije teme treba da budu na rasporedu u 20-tom ili 30-tom minutu sastanka, kada koncentracija i pažnja učesnika počinje da popušta
- pitanja koja se bave operativnim stvarima i aktivnostima treba da budu na kraju, u sklopu preciziranja obaveza i odgovornosti
- tačke koje zahtevaju kratko vreme ostavite za kraj kako se vreme sastanka ne bi bespotrebno produžavalo.

Pitanje broja prisutnih učesnika sastanka je takođe značajno, kako bi efekti bili optimalni. Opšte je mišljenje da sastanci sa više od 15 prisutnih zahtevaju veću formalnost, poštovanje određene procedure i pravila (dizanje ruku itd.), što takve sastanke čini složenijim i manje spontanim. Stručnjaci se slažu da sastanci na kojima se donose odluke, rešavaju problemi ili očekuju kreativna" rešenja, ne bi trebalo da obuhvate više od 15 učesnika.

Uslovi u kojima se sastanak održava su takođe značajan faktor. Prijatan ambijent sa udobnim foteljama ili stolicama, dobro osvetljenje i ventilacija opuštaju ljude i doprinose boljim rezultatima. Učesnici se osećaju prijatnije ukoliko sede za okruglim stolom, gde mogu da vide jedni druge, nego u salama gde sede jedan iza drugog, bez stalnog vizuelnog kontakta sa ostalim učesnicima.

VOĐENJE SASTANKA

Dobra priprema i utvrđen dnevni red doprineće da se sastanak uspešno odvija i da se kreće prema svom cilju, bilo da je u pitanju donošenje odluke, utvrđivanje plana ili rešavanje problema. Efikasnosti svakog sastanka takođe doprinose određena temeljna pravila, koja treba da se primenjuju čak i kada su u pitanju neformalni sastanci.

Unapred utvrđena pravila i procedura imaju za cilj:
- da se ostvari cilj sastanka racionalnim korišćenjem vremena
- da svi učesnici sastanka imaju mogućnost da doprinesu efikasnosti sastanka
- da se ne ide linijom manjeg otpora i po svaku cenu prema konsenzusu. Procedura otvara prostor za neslaganja i drugačije mišljenje, što samo može doprineti kvalitetnijim odlukama
- da grupa radi sa što manje ličnih konflikata, a i kada iskrsnu, da se brzo i efikasno rese
- da grupa deluje jedinstveno i koordinisano

1. Sastanak treba da započne u najavljeno vreme, čak i kada svi predviđeni učesnici još uvek nisu pristigli. Ako čekate na one koji kasne, učesnici koji su stigli na vreme će sa pravom biti uvređeni, a na narednim sastancima će biti sve manje onih koji dolaze na vreme.

2. Na početku objavite cilj sastanka. Svi treba da budu svesni i složni šta grupa treba da ostvari na sastanku.

3. Objavite dnevni red sastanka, čiji primerak su svi učesnici trebali da dobiju barem dva dana pre sastanka. To je momenat kada svi učesnici mogu da daju predloge za proširenje ili izmenu dnevnog reda.

4. Odredite ko će voditi sastanak (to ne mora biti osoba sa najvišom funkcijom), kao i osobu koja će obavljati važan posao zapisničara.

5. Pre prelaska na dnevni red, učesnici treba da utvrde temeljna pravila koja će se primenjivati tokom sastanka.
Ta pravila može da objavi osoba koja vodi sastanak, ali je uvek bolje da se ona utvrde konsenzusom. Za sastanke koji imaju karakter redovnih, ta pravila se podrazumevaju i ne treba da se utvrđuju svaki put.

6. Najveći doprinos menadžer daje na početku sastanka, u svojoj uvodnoj reći, kada svojim nastupom i tonom daje pečat čitavom toku sastanka.

7. Diskusiju povodom prve tačke dnevnog reda menadžer pokreće sa nekoliko uvodnih informacija, koje ne treba da odražavaju njegov stav. One samo treba da pokrenu konstruktivnu diskusiju.

8. Tokom diskusije, menadžeru stoje na raspolaganju 3 sredstva:
- pitanja, koja treba da se formulišu tako da učesnici na njih ne odgovore sa DA ili NE, već da izraze svoje mišljenje i stav
- rezime, koji pomaže da se tokom sastanka napravi presek i utvrde zaključci do kojih je grupa kroz diskusiju došla, i da se razgovor kreće u pravom smeru
- direktan pristup, koji predstavlja konstataciju i upozorenje da se razgovara o temi van dnevnog reda i da diskusija treba da se vrati u zadate okvire.

9. Zadatak je menadžera da postavljanjem pitanja dobije mišljenje mirnijih i povučenijih učesnika, kao i da spreči dominaciju onih koji su govorljiviji i bučniji.

10. S obzirom da kontroliše tok sastanka, menadžeru je lako da dominira diskusijom. Zbog toga, kada uzima reč, mora da bude veoma pažljiv:
- svoje izlaganje ne srne da pretvori u predavanje
- reč treba da uzme tek kada je diskusija poodmakla. Ako govori na početku, drugi učesnici će oklevati da iskažu svoje neslaganje sa njim
- informacije koje mogu biti relevantne za tok diskusije treba da saopšti čim se za tim ukaže potreba
- treba da ohrabri druge učesnike da polemišu sa njegovim stavovima
- kada daje primedbe, treba da bude taktičan i da polemiše sa stavovima a ne sa ličnostima
- ne srne javno da kritikuje učesnike. To se radi "u 4 oka"
- treba da vodi računa o svojim izrazima lica i "govoru tela", kako ne bi uvredio druge učesnike

11. Obaveza je menadžera da doprinese da se, ako je potrebno, na sastanku donese odluka, bilo konsenzusom ili glasanjem. Glasanje može da se obavi neformalno: izražavanjem slaganja ili neslaganja, klimanjem glave itd., ili formalno: dizanjem ruku i brojanjem glasova za ili protiv. U svakom slučaju, menadžer treba da objavi odluku ili rezultat glasanja.

Iz svega navedenog proističe da uspešnost sastanka u velikoj meri zavisi od menadžera koji saziva i vodi sastanak. Oni određuju pravac i tok sastanka, staraju se o aktivnom učešću svih prisutnih, utvrđuju prioritete i čitav sastanak vode uspešnom završetku.Kao što smo već rekli, njegova uloga nije da dominira sastankom, i jedna od najvećih grešaka koje može da napravi je da sebe stavi u centar zbivanja, da nameće svoje potrebe i stavove, umesto da primat da doprinosu grupe. Dobar menadžer treba da "služi" grupi kojoj predsedava. Njegova uloga se sastoji u tome da pomogne učesnicima da ostvare zacrtani cilj, da koordinira diskusiju i da je vodi u pravom smeru, da razjašnjava ono što je nejasno, ali isto tako da ohrabri učesnike, promoviše entuzijazam i pozitivan stav.

Menadžer koji vodi sastanak mora da poznaje i druge menadžerske veštine:
- da ima viziju koju će umeti da komunicira članovima grupe
- da ume da razrešava međuljudske konflikte
- da prepoznaje osećanja učesnika koja se mogu tokom sastanka javiti: strah, neprijatelj stav, razočarenje, ljutnju, i da zna kako da ih "kanališe"
- da bude uspešan u pronalaženju kompromisnih rešenja
- da efikasno elitni niše smetnje, svađe i skretanja sa teme

Pitanje uspešnog vođenja sastanka je u velikoj meri pitanje dobre ravnoteže medu brojnim zahtevima koji se tokom sastanka nameću. Menadžer ne sme da naređuje učesnicima, ali mora na njih da utiče. Mora da ohrabri učesnike da aktivno učestvuju u diskusiji, ali im ne srne dozvoliti da dominiraju. Mora da vodi računa da se poštuje dnevni red, ali ako u diskusiji iskrsne neka vitalna tema, ne treba da je spreči. Mora dobro da planira, ali i da improvizuje, ako je neophodno. Treba da ohrabri ideje drugih, a da ne nameće svoje.

Sastanak koji se, uprkos svim ovim "preprekama", a nakon sveobuhvatne i konstruktivne diskusije završi sinergijom i konsenzusom, nesumnjivo ima elemente misterije. Postojanje pravila i postupanje u skladu sa njima je neophodno, ali nije dovoljno. Znanje i veštine menadžera, kao i njegov instinkt i iskustvo takođe imaju nezamenjivu ulogu. Spremnost menadžera da uči, njegovo samopouzdanje i odvažnost da od svojih podređenih i kolega zatraži da evaluiraju i ocene način na koji on organizuje i vodi sastanke je hrabar potez dostojan autentičnih lidera i put koji vodi u menadžerske visine.

ZAKLJUČAK SASTANKA I EVALUACIJA

Sastanak treba da se završi u predviđeno vreme, ili ranije, ako su sve tačke dnevnog reda elaborirane. Znati kada sastanak treba da se završi je značajna veština, a navešćemo nekoliko pokazatelja koji govore da sastanak treba privesti kraju:
- kada je za donošenje odluke potrebno pribaviti još informacija ili činjenica koje trenutno nisu dostupne
- kada za rešenje tačke dnevnog reda nije neophodno prisustvo svih, već samo nekolicine prisutnih članova
- kada je potrebno da se konsultuju. druge, odsutne osobe
- kada. nema dovoljno vremena da se tema adekvatno raspravi
- kada učesnici počnu da se ponavljaju
- kada učesnici postanu nervozni, nestrpljivi ili kada sve više gledaju na sat
- kada učesnici počnu da napuštaju sastanak Kada procenite da na sastanku više nema progresa, bolje je zaključiti sastanak nego ga nepotrebno produžavati i na taj način stvarati nepotrebne troškove i dovesti u pitanje produktivnost grupe.

Prilikom zaključenja sastanka, vodite računa o sledećim stvarima:

1. U skladu sa dnevnim redom, napravite rezime tema kojima ste se bavili.

2. Utvrdite šta treba da se uradi sa temama za koje nije pronađeno adekvatno rešenje (prikupljanje dodatnih informacija, naknadni sastanak itd.).

3. Precizirajte aktivnosti za koje je na sastanku odlučeno da se sprovedu i utvrdite osobe koje su odgovorne za njihovo s provođenje.

4. Zakažite sledeći sastanak i najavite koje su pripreme neophodne za njegov uspeh.

5. Zatražite od učesnika sastanka da ukratko daju ocenu sastanka. Ovaj korak, vrlo često zanemaren, igra veliku i važnu ulogu u unapređenju efikasnosti budućih sastanaka i građenju zajedništva svih članova tima.

Nekoliko minuta posvećenih analizi toka sastanka doprinosi povećanju produktivnosti i boljim efektima u budućnosti.

Evaluacija treba da se bavi sledećim pitanjima:

- da li je postignut cilj sastanka?
- koji postupci su se pokazali kao dobri, a koji ne?
- da li se sastanak odvijao bolje nego prošli put?
- da li su učesnici konstruktivno komunicirali?
- šta treba da se preduzme da bi bilo više ideja?
- da li je vreme uzaludno izgubljeno i zašto?