Naši problemi sa trošenjem vremena usko su povezani sa moćnim zakonima ljudske prirode. Tačnije, sva pravila upravljanja vremenom su u značajnoj suprotnosti sa zakonima ljudske prirode. U tim zakonima leži i osnovni razlog zbog čega ne radimo ono što znamo da treba da radimo!

Jedna od osnovnih ljudskih osobina je da niko ne voli da prizna svoje slabosti. Upravljanje vremenom, međutim, upravo podrazumeva tu činjenicu: sami smo "krivi" za sopstvene probleme sa vremenom, jer "dozvoljavamo" da vreme kojim raspolažemo ne bude potpuno ili adekvatno iskorišćeno. Drugi razlog zbog koga mnogi ljudi sa teškoćom primenjuju tehnike upravljanja vremenom je što se one duboko sukobljavaju sa njihovim ličnim navikama. Odvikavanje od starih navika i učenje novih je teško, ali je od suštinskog značaja. Spremnost da se menjamo je upravo ona tačka oko koje se "vrti" ceo problem upravljanja vremenom, od koje u krajnjem slučaju zavisi da li ćemo u poslu kojim se bavimo biti uspešni ili ne.
Da li ćemo se potruditi da učinimo svesni napor i promenimo svoje navike, da li ćemo postati efikasniji i uspešniji, hteli to da priznamo ili ne - zavisi najvećim delom od nas!

1. KRIZNE SITUACIJE

Jedan od čuvenih Marfijevih zakona glasi: "Ako nešto može da krene loše, sigurno hoće"! Bez obzira na šaljivu konotaciju ove izreke, ona je u suštini tačna. Zaista se u mnogo slučajeva dešava da stvari krenu neželjenim tokom. Ukoliko takva mogućnost nije unapred razmatrana i za nju nije nađen "lek", krizna situacija je tu, sa svim svojim razarajućim posledicama. Kriza će vas "odvući" od svih prioriteta koje ste imali za taj dan - bez obzira koliko su važni.
Rešenje za krizne situacije i njihovo dramatično dejstvo na vaše vreme je planiranje tj. identifikacija svih mogućih problema, kao i razmatranje svih mogućih opcija koje mogu predstavljati rešenje problema. Sa takvim pristupom, u većini slučajeva do ozbiljne krize neće ni doći, a i kada se dogodi, njene negativne posledice će biti ograničene i "pod kontrolom".

2. TELEFONSKI POZIVI

U zvonjavi telefona, po svemu sudeći, ima nešto potpuno neodoljivo. Od hiljadu ljudi, teško je pronaći jednog koji neće podići slušalicu - iako je jasno da prekidi prouzrokovani telefonskim pozivima mogu više od bilo čega drugog da potpuno razore vašu koncentraciju i produktivnost. Razlozi zbog koga ljudi prihvataju telefonski poziv su veoma različiti: pretpostavka daje svaki zahtev za njihovom pažnjom opravdan (iz čega proizilazi daje poziv uvek važniji od onog čime se ljudi trenutno bave -što naravno, nije tačno), strah da se druga strana ne uvredi, želja da se bude informisan, ego (osećaj važnosti što su traženi), želja za ćaskanjem, zgodan izgovor da se odlože poslovi koji im se baš i ne rade itd. Za one ljude koji smatraju da obavezno moraju da odgovore na telefonski poziv, pravo pitanje je: "Da li na poziv morate da odgovorite istog momenta, a i ako odgovorite, da li razgovor mora toliko dugo da traje"? Najbolje rešenje za telefonske pozive koji su upućeni vama je da ih svrstate u nekoliko grupa, i da ih prema instrukcijama, vaša sekretarica "kanališe" na sledeći način:

• razgovori koje ona može sama efikasno da završi (pružanje ili primanje informacija, priprema materijala itd.)
• ukoliko sama ne može da odgovori, da prebaci vezu na drugu kompetetnu osobu u organizaciji
• ako je situacija takva da samo vi možete da je resite, treba da primi poruku na koju ćete vi kasnije odgovoriti
• ako je neophodno da lično odgovorite na poziv (jako važna ličnost ili bitna/hitna situacija), treba da vam prosledi vezu.

Istraživanja pokazuju da prosečan poslovni razgovor traje 6 minuta, ali isto tako, da su 2 minuta sasvim dovoljna za konstruktivan razgovor!

Dobra tehnika da držite trajanje razgovora pod kontrolom je da odredite vreme trajanja razgovora (npr. peščani sat od 3 minuta na radnom stolu).
Takođe, "kritična" tačka za trajanje svakog razgovora je prva rečenica: zavisno od toga da li je zvuči poslovno i profesionalno ili neobavezno i kao poziv na ćaskanje, zavisiće i trajanje razgovora.

3. NEADEKVATNO PLANIRANJE

Ljudi koji nemaju dnevni plan aktivnosti (već samo nejasnu i maglovitu nadu) nemaju snage da se odupru zahtevima drugih, niti psihološku odbranu od sopstvene tendencije za odlaganjem poslova. Važno pravilo time managementa glasi: "Ako sami ne isplanirate svoj dan, to će uraditi drugi za vas. Njihovi poslovi biće vaši prioriteti"! Zbog toga je pisani plan osnovno i najefikasnije sredstvo upravljanja sopstvenim vremenom. Sa njim, vi kontrolišete vreme. Bez njega, vaši radni dani će biti frustrirajuća mešavina manjih kriza, prekida i ćorsokaka. Dnevni plan vam omogućava da obavite poslove koji su najveći prioriteti; olakšava vam da poslovima koji iskrsnu tokom dana odredite pravu težinu i mesto; daje vam snagu da se oduprete mnogim prekidima; kaže vam gde treba da nastavite nakon opravdanih prekida. Bez obzira na napred navedene činjenice, otpori ljudi ovakvom planiranju vremena su ogromni.

Od deset ljudi, devet nema ovakav plan! Razlozi ovakvim otporima su različiti:

1. "Planiranje oduzima vreme"! Ustvari, planiranje štedi vreme. Sat proveden u efikasnom planiranju, uštedeće vam 3 - 4 sata u operativnim poslovima, a rezultati će biti bolji.

2. "Uspešan sam i bez planiranja"! Bolje reći, uspešni ste uprkos tome što ne planirate! Pod istim uslovima, poslovi koji su planirani uvek će biti bolji od onih koji ^ to nisu.

3. "Planiranje je previše apstraktno. Meni je samo potrebno da se stvari urade"! Preduzimanje akcija koje nisu unapred osmišljene je prvi izvor problema! Oni koji znaju šta da urade mogu uspeti jednom; oni koji znaju zašto uspevaće uvek!

4. "Nema koristi od planiranja. Uvek nešto iskrsne, pa od plana nema ništa"! Pogrešno! Planiranjem mnoge krizne ili iznenadne situacije mogu biti predviđene i uspešno rešene.

"Ključ" uspešnog upravljanja vremenom je da se prvo urade najvažnije stvari i da im se posveti puna koncentracija. Dnevni plan vam upravo to omogućava: da odrediti prioritete i da prvo njih završite! Te poslove ćete obaviti kada ste za njih najspremniji, lakše ćete odoleti prekidima jer malo njih će biti važniji od vaših
prioriteta, ostatak dana će biti "spust", na kraju dana ćete imati osećaj da ste zaista uradili nešto značajno.

Druga važna tehnika time management-a je "quiet hour", jedan sat odvojen za nesmetani rad u tišini - bez telefonskih poziva, prekida, ćaskanja itd. Skoro bez izuzetka, svi koji su uveli ovaj sat su oduševljeni efektima. U prošeku, osoba za jedan "miran sat" može da uradi posla kao druga osoba u uobičajenim uslovima za 3 sata! Najbolje vreme za ovaj sat je rano ujutro, pre "ubitačnog" tempa telefonskih poziva i sastanaka!

4. PREVIŠE POSLOVA U ISTO VREME

P lanovi i prioriteti pomažu da se napravi razlika između poslova koji su zaista važni i onih koji to nisu. Bez njih izgleda vam da je sve važno, i da sve treba uraditi, što za mnoge ljude postaje nepodnošljiv teret. Posledica je da se mnogo radi i mnogo stvari započinje - a da pravih rezultata nema. Ljudi započinju previše stvari odjednom iz želje za postizanjem, zbog nesigurnosti (nastojanja da se dokažu), zato što misle da bolje rade pod pritiskom, propusta da delegiraju poslove, loše procene vremena, zato što ne znaju da kažu ne, neorganizovanosti, perfekcionizma itd.

Rešenje je da:

• prestanete da govorite sebi da bolje radite pod pritiskom - jer niko ne radi dobro pod pritiskom
• da ne preuzimate poslove drugih, jer to je njihova odgovornost, ne vaša
• prihvatite da ne mora sve da se uradi (naučite da razlikujete bitno od nebitnog)
• pokušate da se bolje organizujete ne budete perfekcionista - neke stvari jednostavno nisu vredne dodatnih napora.

5. NEPLANIRANI POSETIOCI

˝Zdravo, imaš minut?˝ - pitanje je sa kojim se poslovni ljudi sreću više puta tokom dana, i na koje 99% ljudi odgovara potvrdno. Ovakvim odgovorom upadate u nevolju, jer dozvoljavate sebi da budete prekinuti u svom poslu tj. prepuštate kontrolu nad svojim vremenom nekom drugom! Ne dozvolite da rezultat tog sukoba prioriteta bude na vašu štetu.

Neplanirane posete su jedan od najvećih potrošača vremena, jer su česte i teško im je odoleti. CI pitanju mogu da budu prijatelji, kolege, drugi menadžeri, pa čak i šefovi. U svakom slučaju, oni "traže" da prekinete sa poslom i da im posvetite svoje vreme i pažnju. Taj "minut" se, kažu istraživanja, u prošeku produži na desetak minuta, a vreme koje vam je potrebno da se ponovo skoncentrišete na svoj posao traje još i duže. Vaše vreme je, međutim bespovratno izgubljeno.

Evo nekoliko saveta. Otkrijte prvo šta vaš posetilac ima na umu. U zavisnosti od situacije uradite jednu od sledećih stvari:

• udovoljite zahtevu, ako je u pitanju zaista minut, ili je stvar hitna
• odložite sastanak za kasnije
• uputite ga na drugu kompetentnu osobu
• ohrabrite ga da sam potraži rešenje
• sa prijateljima možete biti iskreni i kažite im da nemate vremena. Ako su iskreni prijatelji - razumeće!
• na poslu, sa kolegama možete odrediti vreme u koje su dobrodošli, ali isto tako i vreme kada uznemiravanja nema (quiet hour)
• na početku razgovora ograničite njegovo trajanje
• idite u kancelariju vašeg posetioca. Odande možete otići kada želite
• razgovor vodite stojeći. Ako pozovete posetioca da sedne, računajte da razgovor može potrajati
• držite zatvorena vrata svoje kancelarije.

6. ODSUSTVO DELEGIRANJA

˝Menadžer je osoba koja svoj cilj postiže radom drugih˝ - što u suštini i jeste delegiranje. Menadžer koji ne delegira poslove ne može biti dobar menadžer. Razlozi zbog kojih menadžeri ne delegiraju poslove svojim podređenima su veoma različiti: ego ("ja to mogu da uradim bolje" ili "šta ako on to uradi bolje od mene"?), strah od grešaka, nespremnost da se prihvate veći izazovi (pa se rade poslovi koji se obavljaju sa lakoćom), strah od gubljenja kontrole, perfekcionizam, nepoverenje itd. Rezultati su uvek poražavajući, jer dovode do prenatrpanosti poslom, bavljenja rutinskim Ili trivijalnim stvarima, a suštinske i strateške stvari ne dolaze na red. Zbog toga, kada na pitanje: "Da li ovaj posao može da uradi neko drugi"?, date potvrdan odgovor - bez razmišljanja ga delegirajte.
Vodite računa da izaberete osobu koja ima predispoziciju za posao, dajte joj jasna uputstva, pored odgovornosti delegirajte joj ovlašćenja, posavetujte je, budite joj uvek na usluzi, i dozvolite joj pravo na grešku.
Ne zaboravite da je delegiranje najbolji način kojim se stvaraju kvalitetni kadrovi.

7. LIČNA NEORGANIZOVANOST

Da li ste u svojoj karijeri viđali radne stolove prenatrpane papirima i papirićima, kopijama, podsetnicima, izveštajima, porukama, kalendarima, poštom, časopisima, olovkama i nezaobilaznim šoljama kafe? Sigurno da jeste. Na vlasnike takvih radnih stolova ne možete se pouzdati, jer kada treba, ne mogu da pronađu neophodni podatak ili telefonski broj: zaborave na sastanak ili rok. Neki od njih pokušavaju da svoju neorganizovanost nadoknade dužim radom, ali ne uspevaju... Na radnom stolu je dovoljno da bude samo jedan predmet - onaj na kome trenutno radite. Za druge predmete samo treba da znate gde se nalaze. Zbog svega toga, lična organizovanost je veoma važan aspekt upravljanja vremenom. Danas postoje sredstva: tradicionalna (planeri, dnevnici, itd.) kao i savremena (kompjuteri) koja će vam omogućiti da u svakom trenutku raspolažete svim relevantnim informacijama. Šteta je ako ih ne koristite!

8. ODSUSTVO SAMODISCIPLINE

Samodisciplina je neophodna ako želite da budete uspešni u upravljanju vremenom. Potrebna je i u drugim svakodnevnim stvarima: da ne ostavljate posao nezavršen, da radite dok se vaše kolege odmaraju ili zabavljaju, da ne ometate druge zbog manje važnih stvari itd.
Razlog nedostatku samodiscipline može biti premor (u tom slučaju se odmorite), nemotivisanost (zatražite odgovornije i izazovnije poslove), a nekada ljudi nisu ni svesni da su postali nedisciplinovani.
Samodisciplina je navika, kao stoje i njeno nepostojanje stvar navike. Počnite da se ponašate se kao disciplinovana osoba, pa ćete to i biti.

U tome vam može pomoći nekoliko saveta:

• planirajte, postavite ciljeve i prioritete, neka vam stalno budu pred očima - kada posustanete, pogled
• na njih vratiće vam snagu odredite krajnje rokove za pojedine poslove, pomoći će vam da se ne opustite
• redovno proveravajte da li napredujete prema planu
• kada ostvarite cilj, nagradite sami sebe - zaslužili ste!

9. NE UMETE DA KAŽETE ˝NE˝

Neko je duhovito rekao da je najbolje sredstvo time managementa jedna kratka reč od dva slova: "NE"! Ljudi koji ne znaju da kažu NE, čine to iz želje da drugima udovolje, iz straha da ih ne uvrede, ili jednostavno zato što ne znaju kako da to kažu - ali rezultat je uvek isti: preopterećenost poslom, prekomerni rad i preveliki stres. Želja da se pomogne drugima je kolegijalna i humana, ali ako za posledicu ima zanemarivanje sopstvenih prioriteta, treba se ozbiljno zamisliti!
Kada iz određenih razloga želite da kažete NE, kažite to učtivo, ali odlučno.
Ako to kažete nesigurno i sa oklevanjem, navešćete drugu stranu da nastavi sa zahtevima ili molbama. Ipak, uvek pažljivo saslušajte zahtev, ako smatrate da treba - kažite, dajte razloge ako ih ima, i pokažite dobru volju - ponudite druga rešenja!

10. ODLAGANJE POSLOVA

Mnogi ljudi teško započinju poslove, a kada ih započnu, odugovlače ih u nedogled. Razlozi odlaganja su u samoj ljudskoj prirodi: strah od neuspeha, nezainteresovanost l za posao, a vrlo često i lični razlozi (npr. ljutnja i netrpeljivost prema osobi koja je delegirala posao). Po pravilu, ljudi pokušavaju da zavaraju sebe i druge, tako što za odlaganje navode razloge koji uglavnom ne stoje. Posledice su, međutim loše: poslovi se odlažu do zadnjeg momenta, a onda se rade u žurbi, kada nema mnogo vremena za popravke. Takođe, posle silnih odlaganja, dešava se da se važni poslovi završavaju u okolnostima kada nemate ni snage ni volje. Kakve rezultate možete očekivati, ne treba da pominjemo. Zbog toga, neophodno je da postanete svesni potrebe da se menjate, i da u tome istrajete. Postavite rokove za svoje poslove - ništa ne pokreće tako snažno kao osećaj žurbe.

Ako je posao veliki, podelite ga u manje delove i za svaki odredite rok. Kažite drugima kada je krajnji rok za završetak posla i ohrabrite ih da vas na to podsete!