Delegiranje je proces kojim menadžer određene poslove i aktivnosti iz svoje nadležnosti prenosi na svoje podređene. Pregled poslova i zadataka koji predstavljaju odgovornost menadžera mogu se prikazati na sledeći način:

Delegirati se mogu oni poslovi koji pokrivaju širok prostor između poslova i zadataka koje menadžer mora lično obaviti, i onih poslova koji predstavljaju radnu obavezu podređenog. To su dakle, oni poslovi koje bi menadžer mogao da uradi sam - ali za koje se odluči da ih delegira podređenom. Što pre prihvatite činjenicu da ne možete sve poslove obaviti sami, da ne možete biti na svakom mestu i da ne možete sami donositi sve odluke - biće vam lakše! Delegiranje je proces prenošenja odgovornosti na podređene, koji menadžera ne oslobađa odgovornosti pred svojim direktno pretpostavljenim, jer menadžer je uvek odgovoran za rad svojih podređenih. Da bi bili uspešni u delegiranju, veoma je važno da menadžeri shvate i prihvate ovu činjenicu.
Delegiranje je, ako se pravilno primenjuje, moćno sredstvo u rukama menadžera - ali nikada nije samo sebi cilj. Vaš uspeh u delegira nju neće se meriti prema tome kako delegira te, kome delegira te ili koliko često delegira te, već isključivo prema tome koje ste rezultate postigli delegiranjem!

Delegiranje je veština koja se uči, a ne talenat sa kojim se čovek rodi. Zbog toga je voljni momenat, ne samo u delegiranju, već uopšte u menadžmentu, veoma važan. Taj voljni momenat podrazumeva tri stvari:
- želja da se bude menadžer. Onaj ko ne želi da bude menadžer - da radi i rukovodi ljudima, nikada neće postati uspešan.
- orjentisanost ka postizanju rezultata, a ne preokupiranost hijerarhijom, administracijom i birokratijom.
- pozitivan stav u odnosu na podređene. Menadžeri koji uspešno delegiraju nisu autokrate i "čvrstorukaši". Oni svoje podređene ne vide kao "teret" ili kao konkurente. Naprotiv! Oni svoje ljude vide kao najvažniji i najvredniji resurs koji im stoji na raspolaganju da bi postigli svoje ciljeve i ciljeve organizacije. Oni ih tretiraju sa uvažavanjem, pomažući im da se razvijaju, i da efikasno koriste svoja znanja i veštine. Zadatak je menadžera da usmeravajući napore podređen ih svi zajedno podignu svoja ostvarenja i rezultate na viši nivo.

KAKO DELEGIRATI POSLOVE?
Kada delegirate poslove, morate odlučiti:

1. Koje poslove delegirate ?

- one poslove koje zaista ne morate da uradite sami, kao što su rutinski poslovi, prikupljanje podataka kao i manje važni sastanci na kojima nije neophodno vaše prisustvo.
- one poslove koji zahtevaju specijalistička znanja - koji se u tom slučaju poveravaju ekspertima, koji ta znanja poseduju. Menadžer ne mora uvek da bude upućen u određene usko stručne aspekte posla, ali mora da zna da izabere stručnjake koji taj posao mogu za njega uspešno obaviti.

2. Kome delegirate poslove?

U idealnom slučaju, za delegirane poslove trebalo bi izabrati osobu koja ima znanje i veštine, motiva i vremena da bi se posao obavio na vaše zadovoljstvo. Često, međutim, mora ćete da birate između osoba koje imaju manje iskustva, znanja ili veština nego što je potrebno. U tom slučaju, trebalo bi da izaberete pojedince koji su inteligentni, koji imaju pozitivan stav, i koji su pre svega spremni da nauče kako da posao obave - uz vašu pomoć i vođstvo. To je način na koji se ljudi razvijaju - a razvoj vaših ljudi treba da bude uvek vaš stalni i svesni cilj kada delegirate. Važno je, takođe, da imate poverenja u osobe kojima delegirate poslove. Sigurno ne želite da vreme koje ste uštedeli delegiranjem, provedete kontrolišući da li se posao obavlja kako treba. Zbog toga je važno da odaberete osobu koja je u stanju da se nosi sa delegiranim poslom, i koja će moći da proceni da li i kada treba da zatraži vašu pomoć - pre nego što napravi grešku. Dobar način da proverite sposobnosti svojih podređen ih je da im prvo prepustite male i manje važne poslove, a kada se uverite u njihovu sposobnost i moć rasuđivanja, možete biti zadovoljni - dobili ste kompetentne službenike kojima možete da pre pustite i odgovornije poslove.

3. Šta treba da kažete podređenom ?

Kada delegirate posao, važno je da vaš podređeni razume: - koji posao i zbog čega treba da obavi
- šta se od njega očekuje da uradi
- u kom roku posao treba da se završi
- koja ovlašćenja i resursi mu stoje na raspolaganju
- u kojim slučajevima treba da vam se obrati za pomoć ili savet
- na koji način ćete ga voditi i kontrolisati
- koje koristi može imati preuzimanjem novih poslova (mogućnost da uči, da se dokaže ili napreduje). Potrebno je naravno, da se podređeni usaglasi i prihvati nove obaveze.

4. Kako ćete voditi podređenog i kako ćete mu pomoći?

Kao što smo rekli, delegiranje je prvenstveno usmereno na postizanje boljih rezultata organizacije, ali je isto tako važno sredstvo u razvoju podređenih, čemu doprinose saveti menadžera kao i stalna obuka i edukacija kao neodvojivi deo ovog procesa.

5. Kako ćete pratiti i nadgledati rad podređenog?

Uspeh delegiranja u velikoj meri zavisi od kontrole delegiranih poslova. "Delegiranje bez kontrole je abdikacija"rekao je Andrew Grove, predsednik američke Intel Korporacije. Kako se to ne bi dogodilo, veoma je važno da menadžer od momenta delegiranja posla ima pun uvid u njegovo sprovođenje. Način da se to osigura, je pre svega poštovanje unapred utvrđenih rokova u kojima se zajedno sa podređenim prati izvršenje posla, diskutuje eventualno odstupanje od plana i preduzimaju mere koje će obavljanje posla vratiti u predviđeni tok. Kontrola treba da bude veća na početku, a da se smanjuje sa "uhodavanjem" podređenog u posao. Menadžer treba da se potrudi da ne "diše za vrat" podređenom i da ga preteranom kontrolom ometa u obavljanju posla, već da mu omogući i pomogne da ostvari ono što je zacrtano. Takođe, menadžer treba da pokaže da ima poverenja u svog podređenog tako što će mu dati slobodu da posao obavi na svoj način.

KORISTI

- oslobađa vas rutinskih i manje važnih poslova
- omogućava da se više bavite suštinskim poslovima: planiranjem, organizovanjem, motivisanjem, kontrolom, rešavanjem problema, održavanjem bližih kontakata sa važnim poslovnim partnerima itd.
- razvija vaše sposobnosti za upravljanjem
- problemi se rešavaju tamo gde nastanu (nema čekanja i odugovlačenja)
- podređenima se pruža šansa da donose odluke i preuzimaju odgovornost
- razvoj podređen ih i selekcija budućih menadžera
- omogućava da vi upravljate poslom - a ne posao vama

OPASNOSTI!

Delegiranje neće dati očekivane rezultate ukoliko napravite neku od sledećih grešaka:

- ako delegirate trivijalan, dosadan ili nipodaštavajući posao koji podređeni neće primiti kao priliku da se razvija i dokaže

- ako delegirate posao podređenom koji ne može da "digne glavu" od svojih obaveza i koji će to primiti ne kao priliku već kao nepodnošljiv teret

- ako posao delegirate podređenom koji objektivno nema sposobnost da se "nosi" sa delegiranim poslom

- ukoliko odgovornost za delegirane poslove ne prate odgovarajuća ovlašćenja i neophodni resursi - ukoliko ne kontrolišete sprovođenje posla, ili pak preterate sa kontrolom