Zaista, efikasnost je jedan od ključnih činilaca koji određuju uspeh, položaj i karijeru svakog poslovnog čoveka.
Šta u stvari stoji iza ove ključne menadžerske karakteristike?
Definicija
Efikasnost je mera postizanja cilja:
- znanjem
- uticajem na druge pri odlučivanju
- selekcijom važnog od nevažnog
- uspešnim i jasnim komuniciranjem
- suverenim vladanjem delokrugom rada
- adaptiranjem i fleksibilnošću
- inovacijama
- moralnim metodama
Dakle, efikasnost je sposobnost da se ostvari zadati cilj. Iz toga proističe da su efikasni oni menadžeri koji postižu svoje ciljeve, a neefikasni oni koji to ne uspevaju.

Pojednostavljeno, pitanje efikasnosti moglo bi se posmatrati kroz prizmu ispunjenja konkretnog, pojedinačnog, operativnog zadatka. Međutim, ono što pitanje čini kompleksnim je činjenica da je krug poslova, zadataka i odgovornosti modernog menadžera mnogo širi nego što je bilo ˝juče˝. U tom pogledu se nameće novi, drugačiji i širi pogled na pitanje efikasnosti, koje je zanimljivo i inspirativno postavio ˝guru˝modernog menadžmenta, američki profesor Peter Drucker.

Posao menadžera je oduvek bio da rukovodi. Od modernog menadžera se, međutim, traži mnogo više. Njegov zadatak nije samo da upravlja postojećim resursima, već da ih stalno razvija i poboljšava. On treba da raspoređuje resurse iz područja niskih ili nedovoljnih rezultata, u području visokih ostvarenja. Njegov posao nije samo bavljenje današnjicom. On mora u okviru svog delokruga, da kreira budućnost svoje organizacije.
Činioci savremenog poslovanja su dobro poznati. Tržišta, tehnologije, postrojenja i oprema, proizvodi i usluge – postoje. Kapital je investiran i treba da se oplođuje. Ljudi su zaposleni i obavljaju svoje specifične poslove. Posao menadžera je da optimalizuje korist i dohodak iz ovih resursa. Posmatrano iz tog ugla, efikasnost se sastoji u tome da se poslovi obavljaju bolje nego što su se do tada obavljali.
Posmatrano šire, efikasnost se sastoji u sposobnosti i šansama da se stvaraju novi prihodi, nova tržišta, da se menjaju i poboljšavaju ekonomske karakteristike postojećih proizvoda i tržišta. Postavlja se pitanje koji proizvodi imaju natprosečni tržišni potencijal, koja tržišta mogu da daju najveće efekte. Razmišljajući na ovaj način, efikasnost se sastoji u sposobnosti da se resursi i napori usmere u pravcu koji će umesto prosečnog, doneti natprosečni rezultat.
To naravno ne znači da ˝uže˝ shvatanje efikasnosti treba potceniti ili zanemariti. Naprotiv! Čak i najprofitabilniji posao, onaj koji daje najveće efekte, može propasti ako se uobičajene, rutinske aktivnosti iz kojih se inače sastoji, ne obavljaju kvalitetno i efikasno.
Ali isto tako, ni posao koji se obavlja efikasno, ne može ˝preživeti˝ ako se ne posveti pažnja njegovoj perspektivi u budućnosti, njegovom okruženju i svim njegovim aspektima.

Profesor Peter Drucker kaže: ˝Efikasnost znači da stvari koje radimo – radimo kako treba, ali isto tako znači da treba raditi prave stvari.˝

Razrađujući dalje ovaj koncept, američki analitičar W. J. Reddin, utvrdio je da menadžer koji posvećuje pažnju samo svojim operativnim poslovima može da upadne u zamku:
- da poslove koje radi, radi dobro – ali je pitanje da li su to ˝pravi˝ poslovi
- da rešava probleme – umesto da stvara kreativne alternative
- da čuva resurse – umesto da optimalizuje njihovu upotrebu
- da smanjuje troškove – umesto da povećava profit

METODOLOGIJE UTVRĐIVANJA EFIKASNOSTI

Stručnjaci koji se profesionalno bave teorijom i praksom menadžementa, angažovali su se na pronalaženju metoda merenja efikasnosti menaždera (kao i drugih službenika), koji će u svakodnevnom poslovnom životu moći da da konkretne koristi i efekte. U tom pogledu pomenućemo dva metoda koji se bave numeričkim vrednovanjem efikasnosti pojedinaca, koji se posredstvom ˝Menadžer Delfin˝ agencije primenjuju i u našoj sredini.

I

Prvi metod polazi od formule efikasnosti:

EFIKASNOST = KONSTRUKTIVNOST / (DEFANZIVNOST + AGRESIVNOST)

Iz ove formule proističe da je čovek efikasniji ukoliko su konstruktivni profili u njegovoj ličnosti razvijeniji, a njegovi defanzivni i agresivni profili manje razvijeni, odnosno ukoliko se drže pod kontrolom.
Konstruktivni profili su: progresista (samodokazivanje), humanista, realizator i saradnik
Agresivni profili su: perfekcionista, snagator, takmičar i oponent
Defanzivni profili su: kompromiser, zavisnik, tradicionalista i dezerter.
Idealan odnos ova tri stila, koji daje optimalnu efikasnost čine: 55% konstruktivni, 33% agresivni i 12% defanzivni profili.

Menadžer može na osnovu rezultata i slike koju stekne o svojim podređenima, praviti konstruktivne operativne timove i dodeljivati zadatke ˝pomeri˝ podređenih, a ako se ovakvo merenje izvrši na nivou organizacije (merenje korporativne kulture), mogu se dobiti informacije od velikog značaja za strateške promene i potrebe na nivou organizacije.

II
Prema metodologiji W. J. Reddin-a, efikasnost menadžera zavisiod stila njegovog rukovođenja. U tom smislu, svaka osoba ima dve dimenzije – orijentacije:

1, orijentacija prema ciljevima (task orientation) koju karakteriše usmerenost ka rezultatima, inicijativi, organizaciji i rukovođenju.

2. orijentacija prema međuljudskim odnosima (relationship orientation) koju odlikuje usmerenost na ljude, sposobnost uspostavljanja i održavanja dobrih međuljudskih odnosa.

Obe ove dimenzije mogu imati dva intenziteta, koji rezultira dijagramom koji ima četiri kvadranta (kao na slici). Svaki kvadrant predstavlja određeni stil rukovođenja, svaki sa svojim detaljnim karakteristikama.

Upoređenje 4 stila rukovođenja, sa karakteristikama svakog od njih:

Od 125 – 150 poena Viste visoko efikasni menadžer koji odgovorno vodi računa o svim ključnim područjima svog posla, i u skladu s tim razvija planove za ostvarenje postavljenih ciljeva. U tom pogledu, vi predstavljate sjajan primer, kako za svoje podređene, tako i za vaše kolege menadžere.
Od 80 – 120 poena Vi ste pouzdan i efikasan menadžer sa mnogo jakih strana, ali i sa nekoliko slabosti. Pažljivo pregledajte rezultate testa, kako bi utvrdili slabe tačke, i kako bi ih što pre ispravili.
Od 35 – 75 poena Nemate punu kontrolu nad svojim poslom, verovatno zato što ne razmišljate ozbiljno i dovoljno o punom rasponu svojih odgovornosti. Zbog ovakvih propusta, mnogi menadžeri nose karakteristiku ˝neefikasnih˝. Delajte sada, pre nego što im se definitivno pridružite!
Ispod 30 poena Za dobro vaših podređenih, nadamo se da niste daleko od penzije!